Teknikworkshoppen blev ett tillfälle för deltagarna att reflektera över sin mötessituation

Onsdag 29 maj ledde Dan Li, som arbetar på Chalmers tekniska högskola med forskning kring mer flexibla och effektiva arbetssätt i framtidens produktionssystem, en teknikworkshop i Halmstad som riktade sig mot små och medelstora företag på temat förbättringsarbete kring möten och kommunikation.

– Workshoppen blev ett tillfälle för deltagarna att reflektera över de möten man har i sitt företag och hur man kommunicerar internt. Det syntes verkligen att flera började fundera på och ifrågasätta hur de genomför möten, säger arrangören Urban Thuresson på IUC Halland.

Urban menar att det går att jobba systematiskt för att förbättra sin mötesteknik. En metod är MEET-modellen, som teknikworkshoppen också utgick ifrån. Han menar att MEET-modellen sätter ett möte i ett sammanhang och liknar det med en pusselbit som bidrar till en större bild.

– Kortfattat går MEET-modellen ut på att tänka igenom vilka möten du behöver ha och hur du genomför dessa möten utifrån deras syfte. Det handlar om att inventera vad du har för behov för möten och utifrån det göra varken mer eller mindre. Alla företag har olika unika behov och det är utifrån det man ska jobba, förklarar Urban Thuresson.

En förändring som ska drivas, avsaknad av engagemang och ovilja att dela med sig av kunskap är ofta anledningar till varför företag intresserar sig för att förbättra sina möten och kommunikation, upplever Urban Thuresson. Workshoppen berörde även sätt att tänka runt information och förmedling av fakta. För fakta som kan delas digitalt kanske man inte behöver ha det där mötet? Men tyst kunskap däremot är desto viktigare att sprida och dela genom möten.

Några frågeställningar att ta med sig för bättre möten;

• Vilka behov har ert företag av möten?
• Vad är syftet med mötet (som ni anser er ha behov av att genomföra)?
• Vilket typ av möte ska det vara? Till exempel, är det ett beslutmöte, rapporteringsmöte, eller annat?
• Under vilka former ska diskussioner ske på mötet?
• Vem är mottagare av resultatet av mötet?

Om ert företag är intresserade av att förbättra era möten och kommunikation, kontakta gärna IUC Halland som planerar att erbjuda Dan Li som “mötescoach” framöver.

Exempel på vad ett av de deltagande företagen tyckte om workshoppen:

Det var en mycket tänkvärd workshop med proffsiga utbildare. Det slog en att man ibland

har för mycket möten och dessutom med dålig uppföljning kring vad man har beslutat, vilket gör att det blir ineffektivt. Efter workshoppen har jag förankrat med övriga på företaget att alla ska tänka till innan de bokar upp folk på möten så att det inte blir att vissa sitter av tiden. Ofta är det också samma personer som är med på mötena, därför är det viktigt att försöka involvera andra. Det viktigaste är att man sätter ett slutdatum för att följa upp det som har beslutats på mötet, så att det verkligen följs upp. Workshoppen gjorde att man fick sig en tankeställare samtidigt som i alla fall jag insåg att det här är framtiden.”

Johan Wennerberg, Produktionschef på Randek AB